Tapahtuman järjestäjän ohjeet

Tervetuloa tekemään tapahtumaa Kalasataman Vapaakaupungin Olohuoneeseen! Jotta hommat sujuisivat hyvin ja yhteisymmärryksessä kaikkien kanssa, ota huomioon seuraavat ohjeistukset.

1. TAPAHTUMIEN LUONNE

Vapaakaupungin Olohuone on paikka kaupunkilaisille järjestää omia, epäkaupallisia tapahtumia, kunhan ne ovat ilmaisia ja kaikille avoimia. Tilaan eivät kuitenkaan sovi tuote-esittelyyn keskittyvät tapahtumat, eikä tilassa voi myydä mitään.

2. TAPAHTUMA-AIKA

Tapahtumia voi järjestää arkipäivisin klo 10.30 – 19 (20) välisenä aikana, lauantaisin klo 10.30 – 22.30 ja sunnuntaisin klo 12 – 17. Voimakasta äänentoistoa vaativia tapahtumia voi järjestää lauantaisin klo 19 – 22.30 välisenä aikana. Sound checkin voi tehdä klo 18 eteenpäin. Tapahtumia voi ilmoittaa 31.12.2020 asti.

Huomioithan, että äänentoistoa vaativia tapahtumia voi järjestää 1.3.2020 alkaen 31.5.2020 saakka, pois lukien 17.-19.4.2020 ja 2.5.2020.

Lauantain äänentoistoa vaativat keikat tulee ilmoittaa lähtökohtaisesti viimeistään kahdeksan viikkoa ennen tapahtumapäivää, jotta osaamme varata äänentoiston ja ääniteknikon tapahtumaa varten.

Jos haluat perua äänentoistoa tarvitsevan tapahtuman, tulee sinun tulee ilmoittaa siitä vähintään neljä viikkoa etukäteen. Muutoin perimme peruutuksesta 100 €:n maksun kattaaksemme ääniteknikon työstä aiheutuvat kulut.

 

3. KALUSTEET

Voit käyttää Olohuoneen kalusteita vapaasti haluamallasi tavalla, mutta palautathan ne takaisin paikoilleen.

4. TEKNIIKKA

Vapaakaupungin Olohuoneessa on yleensä live- ja DJ-keikkoihin hyvin riittävä äänentoisto, mikit sekä valotekniikkaa. Lavan äänentoisto on käytössä lauantai-iltaisin, muista ajankohdista on neuvoteltava ennakkoon. Arkena on käytössä 1 mikki+pieni mikseri+kannettava kaiutin -yhdistelmä, joka soveltuu puheen vahvistamiseen sekä taustamusiikin soittoon.

Soittimia, vahvistimia tai levysoittimia meillä ei valitettavasti ole omasta takaa. Voit käyttää teknikkomme avustuksella laitteitamme, mutta pidä huolta, että ne pysyvät kunnossa ja tallessa. Tapahtuman järjestäjän tulee korvata vahingoittuneet tai kadonneet tavarat.

5. RUOKA JA JUOMA

Olohuoneeseen voi tuoda mukanaan omat eväät, mutta muista siivota jälkesi.

6. SIIVOAMINEN

Vapaakaupungin Olohuoneen keskeisenä ajatuksena on, että siitä pidetään yhdessä huolta. Pidä siis huolta, että korjaat jälkesi heti tapahtuman jälkeen ja että paikat pysyvät siistinä.

7. MUUT TAPAHTUMAT

Moni haluaa järjestää Vapaakaupungissa tapahtumia ja päivän aikana voi olla useita tapahtumia. Ota siis huomioon myös toisten tarpeet ja aikataulut, ja ole joustava tarvittaessa.

8. TAPAHTUMASTA TIEDOTTAMINEN

Muista tiedottaa aktiivisesti tapahtumastasi, sillä sinä tiedät parhaiten, ketä tapahtuma kiinnostaa ja mistä yleisösi tavoittaa. Suositeltavaa on tehdä tapahtumalle myös oma Facebook-tapahtuma. Pääasiallinen tiedotusvastuu tapahtumasta on järjestäjällä, mutta me autamme markkinoinnissa postaamalla kaikista tapahtumista Facebook-sivullemme sekä mainitsemalla niistä viikko-ohjelmassa somessa ja Olohuoneen ovella. Halutessasi voit tuoda Olohuoneen oveen myös tapahtumasi julisteen, kuitenkin aikaisintaan kolme viikkoa ennen tapahtumaa.

9. VAPAAKAUPUNKI KUULUU KAIKILLE

Pidetään yhdessä huolta Vapaakaupungista ja sinne tulevista ihmisistä. Minkäänlaista syrjintää ei sallita Vapaakaupungissa.