Tapahtuman järjestäjän ohjeet

In English below Finnish.

Tervetuloa tekemään tapahtumaa Kalasataman Vapaakaupungin Olohuoneeseen! Jotta hommat sujuisivat hyvin ja yhteisymmärryksessä kaikkien kanssa, ota huomioon seuraavat ohjeistukset.

 

1. TAPAHTUMIEN LUONNE

Vapaakaupungin Olohuone on paikka kaupunkilaisille järjestää omia, epäkaupallisia tapahtumia, kunhan ne ovat ilmaisia ja kaikille avoimia. Tilaan eivät kuitenkaan sovi tuote-esittelyyn keskittyvät tapahtumat, eikä tilassa voi myydä mitään lukuun ottamatta omia taideteoksia.

2. TAPAHTUMA-AIKA

Tapahtumia voi järjestää arkipäivisin klo 10.30 – 19 (20) välisenä aikana, lauantaisin klo 12.30 – 19 (20) ja sunnuntaisin klo 12 – 17. Voimakasta äänentoistoa vaativia tapahtumia voi järjestää lauantaisin klo 19 – 22.0 välisenä aikana (ei kesäaikana 1.6 – 31.8). Sound checkin voi tehdä klo 18 eteenpäin. Tapahtumia voi ilmoittaa 31.12.2021 asti.

Lauantain äänentoistoa vaativat keikat tulee ilmoittaa lähtökohtaisesti viimeistään kahdeksan viikkoa ennen tapahtumapäivää, jotta osaamme varata äänentoiston ja ääniteknikon tapahtumaa varten.

Jos haluat perua äänentoistoa tarvitsevan tapahtuman, tulee sinun tulee ilmoittaa siitä vähintään neljä viikkoa etukäteen. Muutoin perimme peruutuksesta 100 €:n maksun kattaaksemme ääniteknikon työstä aiheutuvat kulut.

3. KALUSTEET

Voit käyttää Olohuoneen kalusteita vapaasti haluamallasi tavalla, mutta palautathan ne takaisin paikoilleen.

4. TEKNIIKKA

Vapaakaupungin Olohuoneessa on yleensä live- ja DJ-keikkoihin hyvin riittävä äänentoisto, mikit sekä valotekniikkaa. Lavan äänentoisto on käytössä lauantai-iltaisin, muista ajankohdista on neuvoteltava ennakkoon. Arkena on käytössä 1 mikki+pieni mikseri+kannettava kaiutin -yhdistelmä, joka soveltuu puheen vahvistamiseen sekä taustamusiikin soittoon.

Soittimia, vahvistimia tai levysoittimia meillä ei valitettavasti ole omasta takaa. Voit käyttää teknikkomme avustuksella laitteitamme, mutta pidä huolta, että ne pysyvät kunnossa ja tallessa. Tapahtuman järjestäjän tulee korvata vahingoittuneet tai kadonneet tavarat.

5. RUOKA JA JUOMA

Olohuoneeseen voi tuoda mukanaan omat eväät, mutta muista siivota jälkesi.

6. SIIVOAMINEN

Vapaakaupungin Olohuoneen keskeisenä ajatuksena on, että siitä pidetään yhdessä huolta. Pidä siis huolta, että korjaat jälkesi heti tapahtuman jälkeen ja että paikat pysyvät siistinä.

7. MUUT TAPAHTUMAT

Moni haluaa järjestää Vapaakaupungissa tapahtumia ja päivän aikana voi olla useita tapahtumia. Ota siis huomioon myös toisten tarpeet ja aikataulut, ja ole joustava tarvittaessa.

8. TAPAHTUMASTA TIEDOTTAMINEN

Muista tiedottaa aktiivisesti tapahtumastasi, sillä sinä tiedät parhaiten, ketä tapahtuma kiinnostaa ja mistä yleisösi tavoittaa. Suositeltavaa on tehdä tapahtumalle myös oma Facebook-tapahtuma. Pääasiallinen tiedotusvastuu tapahtumasta on järjestäjällä, mutta me autamme markkinoinnissa postaamalla kaikista tapahtumista Facebook-sivullemme sekä mainitsemalla niistä viikko-ohjelmassa somessa ja Olohuoneen ovella. Halutessasi voit tuoda Olohuoneen oveen myös tapahtumasi julisteen, kuitenkin aikaisintaan kolme viikkoa ennen tapahtumaa.

9. VAPAAKAUPUNKI KUULUU KAIKILLE

Pidetään yhdessä huolta Vapaakaupungista ja sinne tulevista ihmisistä. Minkäänlaista syrjintää ei sallita Vapaakaupungissa.

Event Organiser guidelines

We are happy to have you organizing your event at Olohuone! Please read the guidelines below so we are all on the same page when it is time to hold your event.

 

1. TYPES OF EVENTS

Olohuone is a space for everyone to organise their own, non-profit events, as long as they are free and open for everyone. Olohuone is not suited for marketing events.

2. TIMES OF EVENTS

Events may be held MON-SAT from 10:30 – 19:00 and on Sundays from 12:00-17:00. Events requiring strong volume and amps may only be held on Saturdays from 19:00 – 22:00. During summer 1.6. – 31.8. we won’t be hosting evening events. Sound checks may be done from 18:00 onward. You can reserve events until the end of the current calendar year.

Saturday evening music events must be reserved a minimum of eight weeks before the event date, so we have time to sign up our technician for the event.

If you wish to cancel an event you have reserved our technician for, you must do it a minimum of four weeks before the event, or pay a fee of 100€ to cover the technician reservation.

3. FURNITURE

You are free to use all furniture at Olohuone for your event, please help us set it all back the way it was.

4. AMPS AND SOUND ENGINEERING

Olohuone is equipped with a PA that covers all needs for live- and DJ-gigs, microphones and lights. Stage amps are in use for Saturday nights, other times need to be negotiated with the shopping mall in advance. For other weekdays we have a smaller setup of a microphone+portable mixer+JBL subwoofer, suitable for amplifying speech and playing background music.

Record players, amps for instruments or record players we do not have in our setup. All of Olohuone tech is used only with the Olohuone sound engineers present. Event organiser is responsible to cover for equipment broken/gone missing during their event.

5. FOOD AND DRINK

You are free to bring your own foods and drinks to Olohuone. Remember to clean up after yourself!

6. CLEANING

One of the base values of Olohuone is taking care of the space together. Please keep Olohuone clean and clean up any possible messes caused by your event.

7. OTHER EVENTS

Moni haluaa järjestää Vapaakaupungissa tapahtumia ja päivän aikana voi olla useita tapahtumia. Ota siis huomioon myös toisten tarpeet ja aikataulut, ja ole joustava tarvittaessa.

There might be multiple events being held during one day at Olohuone. Please take this into consideration and be flexible with others. They will do the same for you!

8. EVENT ADVERTISEMENT

Remember to advertise your event, because you are the one who knows who you are making it for! It is highly recommended to make a facebook event page for your event. We will help you market the event through our own website and social media, but the main force to make your event known should be your own voice. You may also leave a poster of the event at the notice board in front of Olohuone around one month before the event date.

9. KALASATAMA FREE CITY BELONGS TO EVERYONE

Let’s take care of Free city and our Olohuone living room, and the people visiting it together. No kind of discrimination is allowed at Olohuone. If you see behaviour you consider inappropriate, please let our staff know as soon as possible.