Tapahtuman järjestäjän ohjeet

Tervetuloa tekemään tapahtumaa Kalasataman Vapaakaupungin Olohuoneeseen! Jotta hommat sujuisivat hyvin ja yhteisymmärryksessä kaikkien kanssa, ota huomioon seuraavat ohjeistukset.

1. TAPAHTUMIEN LUONNE

Vapaakaupungin Olohuone on paikka kaupunkilaisille järjestää omia tapahtumia, kunhan ne ovat ilmaisia ja kaikille avoimia. Tilaan eivät kuitenkaan sovi tuote-esittelyyn keskittyvät tapahtumat, eikä tilassa voi myydä mitään.

2. TAPAHTUMA-AIKA

HUOM! Laajennamme kalenteria tapahtumabuukkauksille, heti kun saamme tiedon toiminnan jatkosta syyskuusta eteenpäin.

Tapahtumia voi järjestää arkipäivisin klo 10 – 21 välisenä aikana, lauantaisin klo 10 – 22.30 ja sunnuntaisin klo 12 – 17. Voimakasta äänentoistoa vaativia tapahtumia voi järjestää lauantaisin klo 19 – 22.30 välisenä aikana. Sound check voi tehdä klo 18 eteenpäin. Tapahtumia voi ilmoittaa 31.12.2019 asti.  Äänentoistoa vaativien tapahtumien järjestäminen ei ole mahdollista la 14,9., 21.9., 5.10., 12.10. ja 23.11. Äänentoistojärjestelmämme ja äänimies on näinä päivinä poissa.

Jooga-, pilates-, capoeira- tai tanssitunteja voi järjestää myös ulkoilmassa. Redin kattopuisto Bryga tarjoaa loistavat puitteet kaupungin yllä! Ryhmäsi voi kokoontua Olohuoneella, käydä vaihtamassa vaatteet ja täyttämässä vesipullot ja suunnata Redin viidenteen kerrokseen Lokki-hissillä.

3. KALUSTEET

Voit käyttää Olohuoneen kalusteita vapaasti haluamallasi tavalla, mutta palautathan ne takaisin paikoilleen.

4. TEKNIIKKA

Vapaakaupungin Olohuoneessa on yleensä käytettävissä live- ja DJ-keikkoihin hyvin riittävä äänentoisto sekä valotekniikkaa. Äänentoisto on käytössä pääasiallisesti lauantai-iltaisin, mutta muista ajankohdista voidaan neuvotella. Soittimia tai levysoittimia meillä ei valitettavasti ole omasta takaa. Voit käyttää teknikkomme avustuksella laitteitamme, mutta pidä huolta, että ne pysyvät kunnossa ja tallessa. Tapahtuman järjestäjän tulee korvata vahingoittuneet tai kadonneet tavarat.

5. RUOKA JA JUOMA

Olohuoneeseen voi tuoda mukanaan omat eväät, mutta muista siivota jälkesi.

6. SIIVOAMINEN

Vapaakaupungin Olohuoneen keskeisenä ajatuksena on, että siitä pidetään yhdessä huolta. Pidä siis huolta, että korjaat jälkesi heti tapahtuman jälkeen ja että paikat pysyvät siistinä.

7. MUUT TAPAHTUMAT

Moni haluaa järjestää Vapaakaupungissa tapahtumia ja päivän aikana voi olla useita tapahtumia. Ota siis huomioon myös toisten tarpeet ja aikataulut, ja ole joustava tarvittaessa.

8. TAPAHTUMASTA TIEDOTTAMINEN

Muista tiedottaa aktiivisesti tapahtumastasi, sillä sinä tiedät parhaiten, ketä tapahtuma kiinnostaa ja mistä yleisösi tavoittaa. Suositeltavaa on tehdä tapahtumalle myös oma Facebook-tapahtuma. Pääasiallinen tiedotusvastuu tapahtumasta on järjestäjällä, mutta me autamme markkinoinnissa postaamalla kaikista tapahtumista Facebook-sivullemme sekä mainitsemalla niistä viikko-ohjelmassa somessa ja Olohuoneen ovella. Halutessasi voit tuoda Olohuoneen oveen myös tapahtumasi julisteen, kuitenkin aikaisintaan kolme viikkoa ennen tapahtumaa.

9. VAPAAKAUPUNKI KUULUU KAIKILLE

Pidetään yhdessä huolta Vapaakaupungista ja sinne tulevista ihmisistä. Minkäänlaista syrjintää ei sallita Vapaakaupungissa.